Gestión de tecnologías de información

Como se ha indicado con anterioridad, las tecnologías de información incluyen todos aquellos aspectos relacionados con la información en cuanto a su manejo, procesamiento y difusión. Algunos de esos aspectos son: Internet, almacenamiento de información, sistemas de información.

El uso extendido de las tecnologías de información ha creado nuevos entornos de trabajo que modifican la apreciación de ver y entender el mundo actualmente, así como la interacción con el mismo. Parte de ese cambio se puede notar en cuanto a los nuevos términos empleados en conversaciones personales tales como chat, e-mail, on-line etc.

Las tecnologías de información o TIC (por sus siglas) son herramientas que permiten la gestión de cualquier tipo de información en cualquier contexto social; no obstante, esto puede tener grandes beneficios generales y, simultáneamente, complicaciones particulares. Algunos de sus beneficios son el crecimiento de la productividad, la diversidad de fuentes que generen ingresos y la continua innovación. Pero en contextos sociales pobres o con menos atención en cuanto a niveles de vida competitivos, las TIC pasan de ser beneficiosas a ser un problema más a la forma de vida de esas comunidades.

Uno problema consiste en el nivel de penetración en el mercado de las TIC; por ejemplo, en Colombia se tiene que para abril de 2011 el uso de Internet estaba en un nivel del  5,4%, mientras que en otros países con economías más desarrolladas se aprecian niveles superiores al 40%.(1)

Esto se ve asociado con el costo del servicio que, pese a ser público, es alto para un tipo de uso que muchas personas no considera vital, tal y como ocurre con el servicio de acueducto por ejemplo.

Realizar una adecuada gestión de las TIC implica la automatización de muchas tareas dentro de una organización lo cual permite unos espacios para el desarrollo de otras actividades de valor agregado como la generación de conocimiento.

La gestión de las tecnologías de información se centra en los siguientes aspectos generales, los cuales pueden aumentar o disminuir según el grupo al que se oriente tal gestión:

1. Libre acceso a la información en cualquier sitio y a cualquier hora.
2. Capacidad de comunicación en cualquier sitio y a cualquier hora.
3. Capacidad de negociar en cualquier mercado mundial en tiempo real.
4. Capacidad de trabajo a distancia con participación activa en tiempo real.

Referencia (1) Tomada de
URIBE VELEZ,Juan Camilo; JIMENEZ HERNANDEZ, Claudia Nelcy; GARCIA VERGARA, María Elena. Desafíos en la gestión de tecnologías de información y comunicación para Colombia: caso de Internet. [en línea]  Disponible en: http://econpapers.repec.org/article/col000097/009370.htm

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El arquitecto de información

Cuando se trata una disciplina, como en el caso de la arquitectura de información, conviene apreciar el perfil de quien desempeña esa labor. Ya se ha indicado que la arquitectura de información estructura y organiza los elementos de un entorno informático para facilitar la localización de la información y así mejorar su aprovechamiento por parte de los usuarios finales.


El arquitecto de información, por lo tanto, es aquella persona con los conocimientos necesarios para identificar la misión y la visión de un sitio web; de igual forma, es quien determina sus contenidos y funcionalidades, facilitando su acceso mediante la implementación de adecuados sistemas de navegación y búsqueda. (1)


Además se puede agregar su capacidad de previsión para desarrollar modificaciones futuras y crecimiento del sitio. Esta última característica es quizá, la más destacada para su perfil profesional.








Referencia (1) Tomada de
MORVILLE, Peter y ROSENFELD, Louis (1998). Information Architecture for de World Wide Web. 
Sepastopol (California). O'Reilly Media Inc. 
Disponible en: http://olgacarreras.blogspot.com/2011/07/arquitectura-de-informacion-fundamentos.html




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Ejemplo de un modelo de gestión de conocimiento

Comenzando 2012 se retoma la línea iniciada en este blog sobre la denominada "gestión de conocimiento", como objeto de aplicación de las nuevas tecnologías de información.

En un post anterior de este blog, se hacía referencia a la diferencia entre adquirir información y adquirir conocimiento, así como la diferencia entre la gestión de ésta y aquella.

La "gestión de conocimiento" es simplemente la administración de los activos intangibles que generan valor para una organización. Por lo general, los activos de este tipo refieren a los procesos que de una u otra forma se relacionan con la captación, estructuración y transmisión del conocimiento. Así las cosas, la gestión de conocimiento se convierte en un concepto dinámico o de flujo(1).

Podría entenderse que el conocimiento es la información que facilita una serie de datos ordenada de acuerdo con un propósito. Sin embargo, la noción que se encuentra en esta definición, válida en el ámbito de las comunicaciones, muchas veces no es coincidente con la realidad de mercado y con el avance tecnológico. De ahí la necesidad de diferenciar los términos dato, información y conocimiento.

En un mundo de continuos cambios, lo que puede hacerse es una aproximación a la noción implícita en esos términos. Un ejemplo es el siguiente: los datos están localizados en el mundo y el conocimiento está localizado en agentes (personas, organizaciones), mientras que la información es un canal entre ambos conceptos. En realidad lo que fluye entre los agentes no es conocimiento, sino datos; el conocimiento es inherente a los agentes dadas sus experiencias anteriores y sus diferencias en la forma que procesan los datos (modelos mentales, modelos organizacionales).

Un esquema ordenado para entender la relación de estos conceptos es el siguiente: 

• Los datos, una vez asociados a un objeto y estructurados, se convierten en información.
• La información asociada a un contexto y a una experiencia se convierte en conocimiento.
• El conocimiento asociado a una organización y a una serie de capacidades organizativas se convierte en Capital Intelectual.

Para desarrollar un modelo de gestión de conocimiento hay que partir del estudio de tres factores, los cuales se representan en la siguiente gráfica.

(figura 1)

Una vez que se tengan los resultados del estudio se procede con la construcción del modelo de gestión de conocimiento, con el fin de que sea una herramienta útil que genere ventajas competitivas. En la siguiente gráfica se aprecia un ejemplo de modelo de gestión aplicable en organizaciones de tipo industrial.

(figura 2)

Es importante destacar que un componente de la gestión de conocimiento lo constituye, para este ejemplo, el análisis de la información, procedimiento que puede ser tenido en cuenta como otro proceso independiente y al que se le puede asociar la noción de gestión de información.

Es precisamente en la gestión de información donde se puede apreciar mucho mejor el uso y la aplicación de las tecnologías de información, del diseño de contenidos y en síntesis, de la arquitectura de información. Puede decirse entonces que estos elementos, que permiten hacer más eficiente la gestión de información, le otorgan a una organización o a un individuo, las herramientas necesarias para desarrollar una adecuada gestión de conocimiento que le permita incrementar su capital intelectual y por lo mismo, generarle ventajas competitivas.

(1) Tomado de:
CARRIÓN MAROTO, Juan. Introducción conceptual a la gestión del conocimiento. (en línea), disponible en:
http://www.gestiondelconocimiento.com/introduccion.htm


(figura 1) Tomada de:
HERNÁNDEZ GORDILLO, Saúl. Gestión del conocimiento; un modelo conceptual aplicado a la industria. (en línea), disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales5/ger/unmoconcep.htm


(figura 2) Tomada de:
HERNÁNDEZ GORDILLO, Saúl. Gestión del conocimiento; un modelo conceptual aplicado a la industria. (en línea), disponible en:
http://www.gestiopolis.com/canales5/ger/unmoconcep.htm





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Calidad de la información

A propósito del tema de la "gestión de información", existen dos elementos clave que determinan si dicha gestión es buena o mala; se tratan de la información como tal y de la calidad de esa información.

Ya se había expuesto en este blog, como las actuales organizaciones están interesadas en saber manejar y optimizar ese activo nuevo llamado el capital intelectual o, en otras palabras, hacer la gestión de conocimiento. El fundamento que se esgrime por parte de algunas de estas organizaciones, es la adecuada aplicación de las nuevas tecnologías de información y de las nuevas técnicas informáticas.

Es claro que no todo se soluciona con la adquisición del último artilugio informático (iPad, PC, Smartphone, etc) o con la adquisición de la última versión de software; pero hay consenso respecto a que hay que saber utilizar lo que se tiene y que es válido adquirir la tecnología que se necesita para el crecimiento y el sostenimiento del negocio.

Es a partir de esto, como se expuso anteriormente, que se generan las ventajas competitivas entre las diversas organizaciones. Su diferenciación está en la gestión que hagan sobre el capital intelectual, cuya base es el manejo adecuado de la información.

Es claro que la información genera conocimiento y que esa información "administra" datos concretos, datos de calidad para los objetivos del negocio. Sin embargo, hay que fijarse en el empleo adecuado de estos términos pues muchas veces, dentro de una conversación normal, se hace uso indistinto de la expresión datos, información y conocimiento.

Los datos son unidades básicas de información que por sí solos son irrelevantes o por lo menos no pueden producir un conocimiento amplio; por ejemplo, un nombre o un número telefónico son datos que por sí solos no producen un conocimiento sino están asociados a un contexto.


La información es un conjunto de datos procesados dentro de un contexto que agrupados tienen un significado válido para generar conocimiento. Puede decirse que la información es un mecanismo que organiza los datos para producir conocimiento.


El conocimiento es una función o característica propia de un agente que combina información, experiencia y valores agregados.

La clave está en capturar una buena cantidad de datos puntuales para el negocio que, mediante un adecuado procesamiento y una clasificación estructurada, puedan generar conocimiento significativo. Así las cosas, la calidad de la información se encuentra en la forma en que se desarrolla su gestión, su dinámica, su estructura y la experiencia aportada por el agente que hace la gestión.

Es claro que el resultado de una información de calidad es un conocimiento de calidad, oportuno y significativo para el crecimiento y el sostenimiento a largo plazo de un negocio, independientemente del área en que se desarrolle.

 

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¿Información es igual a Conocimiento?

La semana pasada se publicó un aporte que realizó un especialista chileno en arquitectura de información, el cual se refería al diseño de contenidos web. De este aporte cabe destacar dos elementos que, a mi juicio, merecen ser tenidos muy en cuenta.

El primero dice:

"...estamos entrando a un nuevo período histórico uno marcado por las formas de cómo construímos lenguajes nuevos para comunicarnos a propósito de la digitalización de la vida."

En efecto, la globalización de la economía, el auge de los negocios vía web y la portabilidad de las comunicaciones han hecho que nuestra vida se transforme al punto que estamos en contacto con todo el mundo, todo el tiempo y en todo lugar. Lo anterior implica una gran dinámica de las partes y su éxito se basa en la forma como nos comunicamos, en el lenguaje que utilizamos para informarnos.

El segundo dice:

"...emerge una nueva realidad, aquella que se construye desde el lenguaje de la visualización de los datos."

En síntesis, el lenguaje que construimos para comunicarnos es el de la visualización de los datos.

Los datos que comunicamos de manera lógica y ordenada, se constituyen en la información que queremos transmitir acorde con el contexto, esto es lo que sirve de base a la gestión de información. Dentro del contexto económico y de negocios, puede decirse que la gestión de información busca atraer clientes y retenerlos; situación que a nivel de la experiencia web requiere una dinámica de consulta que no supere los diez (10) segundos en un sitio web.

Los especialistas en este tema hablan que la idea de una buena gestión de información se refleja en dinámicas de consulta de cuatro (4) a cinco (5) segundos, tiempo más que suficiente para que un sitio web capture la atención del posible cliente con un contenido visual puntual, no solo de esquemas, gráficas o fotografías, también de datos y contenidos.

Lo anterior refiere a un solo aspecto de la gestión de información: la dinámica. Pero este aspecto, junto a otros de igual importancia como el valor de contenidos, también se aplica a la llamada gestión del conocimiento. Hay que aclarar que adquirir información y gestionarla, no es lo mismo que adquirir conocimiento y gestionarlo, son dos cosas distintas.

La información se define como un flujo de mensajes, mientras que el conocimiento es una combinación de información con el contexto que genera una acción.

La diferencias entre gestión de información y gestión de conocimiento se pueden apreciar así:

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Ventajas competitivas

Se ha comentado ampliamente en diversos entornos académicos y de negocios, que las tecnologías de información constituyen una herramienta necesaria para la implementación exitosa de la llamada "Gestión de Conocimiento". Ésta se entiende como la instancia mediante la cual se obtiene o se utiliza, una variedad de recursos que apoyan el desarrollo de conocimiento dentro de una organización.

El conocimiento se convierte entonces en un activo más de una organización.

Actualmente, tanto las grandes compañías como los pequeños negocios cuentan con recursos físicos similares como tecnología o comunicaciones; todos ellos orientados al aumento de la competitividad.

Con esta perspectiva surgen algunas inquietudes como ¿dentro de un entorno competitivo, qué recurso permite diferenciar al vencedor del vencido?, o ¿qué recurso permite que la competencia sea sostenible a largo plazo?

Los especialistas en el tema coinciden en que ese recurso no es otro que el conocimiento. Por esto, muchas organizaciones se están enfocando en este nuevo activo.

Para ser eficientes en su manejo, las empresas constituidas o en proceso de constituirse, echan mano del uso de nuevas tecnologías y de nuevas técnicas en materia informática, adquiriendo equipos con variadas prestaciones en cuanto a velocidad de respuesta, capacidad de almacenamiento y velocidad de conexión, así como un alto desempeño en multitareas.

No obstante, la adquisición de equipos debe ir de la mano con la adquisición de un software adecuado y sobre todo, de una adecuada capacitación en el uso del mismo. Actualmente el mercado ofrece muchas posibilidades en la parte técnica de hardware y también, en cuanto a soluciones de software específico o general. Lo importante consiste en encontrar un equilibrio entre máquinas y programas para que los resultados sean óptimos al desarrollo del negocio de una organización.

Es acá donde las tecnologías de información, apoyadas en un buen diseño de contenidos y en una sólida arquitectura de información, entran en juego para gestionar el valioso recurso del conocimiento.

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